Kako pripraviti brief za spletno stran, na katerega lahko razvijalec poda fiksno ponudbo

Dober brief za spletno stran ne potrebuje tehničnih izrazov ali dokončane specifikacije. Razvijalcu mora jasno povedati, komu je stran namenjena, kaj mora doseči, katera vsebina in funkcionalnosti so nujne, kdo je odgovoren za materiale ter katere odločitve še niso sprejete. Ko so te meje dovolj jasne, je mogoče pripraviti fiksno ponudbo za dogovorjeni obseg.

Brief ni navodilo, kako naj bo stran tehnično izdelana. Je poslovni opis problema, pričakovanj in omejitev.

Začnite s kontekstom, ne s seznamom strani

Prvi odstavek naj na kratko predstavi podjetje, ponudbo in razlog za projekt.

Uporaben uvod odgovori na naslednja vprašanja:

• Kaj podjetje ponuja?
• Komu je ponudba namenjena?
• Zakaj potrebujete novo stran ali prenovo?
• Kaj je pri trenutnem stanju nezadovoljivo?
• Kaj se mora po objavi spremeniti v načinu uporabe strani?

Zahteva »potrebujemo moderno spletno stran« ne pojasni, kaj naj projekt reši. Bolj uporabno je: »Obiskovalci težko razumejo razliko med našimi storitvami, večina povpraševanj pa pride brez podatkov, ki jih potrebujemo za pripravo odgovora.«

Drugi opis še ne predpisuje rešitve. Vendar jasno pokaže, da morata struktura storitev in pot do povpraševanja dobiti posebno pozornost.

Določite glavni cilj in dejanje obiskovalca

Brief naj vsebuje en primarni cilj prve različice. Če je ciljev več, jih razvrstite.

Primeri ciljev so:

• pridobiti primernejša povpraševanja;
• jasno predstaviti več povezanih storitev;
• podpreti prodajno ekipo z uporabnimi razlagami;
• omogočiti rezervacijo uvodnega pogovora;
• predstaviti reference;
• pripraviti večjezično prisotnost za nov trg.

Ob cilju zapišite še glavno dejanje obiskovalca. Naj pošlje povpraševanje, rezervira termin, prenese dokument, pregleda ponudbo ali stopi v stik z določeno ekipo?

Nejasno: »Stran mora prodajati.«

Bolj uporabno: »Primarni obiskovalec naj razume, katera od treh storitev je primerna zanj, nato pa pošlje povpraševanje z vrsto projekta, rokom in kratkim opisom potrebe.«

Tako je mogoče oceniti potrebno strukturo, obrazec in vsebinsko pot brez ugibanja, kaj beseda »prodajati« pomeni.

Opišite občinstvo brez izmišljenih person

Ni treba ustvarjati obsežnih profilov z izmišljenimi imeni in navadami. Dovolj je opisati resnične skupine ljudi in njihova vprašanja.

Za vsako pomembno skupino navedite:

• kdo so;
• kaj že vedo o ponudbi;
• kaj jih običajno zadržuje;
• katere informacije potrebujejo pred stikom;
• ali odločitev sprejemajo sami ali skupaj z drugimi.

Če stran nagovarja slovenski in širši evropski trg, navedite tudi zahtevane jezike. Prevod obstoječega besedila ni vedno enak lokalizirani vsebini: ponudbo, izraze in pozive je včasih treba prilagoditi načinu odločanja na posameznem trgu.

Naredite seznam vsebine in določite lastnika

Eden najpogostejših virov nejasnega obsega je vsebina. Brief mora povedati ne le, katere strani želite, temveč tudi, kdo zagotovi gradivo.

Za vsako vrsto vsebine določite:

• ali že obstaja;
• ali jo je treba napisati, urediti ali samo vnesti;
• kdo jo pripravi;
• kdo jo potrdi;
• v katerih jezikih je potrebna;
• do kdaj bo na voljo.

To velja za besedila, fotografije, logotipe, reference, dokumente, podatke o ekipi in pravna besedila.

Nejasno: »Vsebino bomo poslali.«

Bolj uporabno: »Obstoječa slovenska besedila bomo pregledali interno in jih predali pred začetkom razvoja. Potrebujemo pomoč pri strukturi naslovov. Angleško različico bo po potrditvi slovenske vsebine pripravil naš prevajalec.«

Druga različica jasno razdeli odgovornosti. Brez tega lahko ponudba nehote vključuje delo, ki ga je ena stran pričakovala od druge.

Funkcionalnosti opišite kot potek

Besede, kot so obrazec, rezervacije, katalog ali povezava s CRM-jem, niso dovolj natančne za oceno.

Vsako funkcionalnost opišite z odgovori na pet vprašanj:

1. Kaj naredi obiskovalec?
2. Katere podatke vnese ali vidi?
3. Kam se podatki pošljejo oziroma zapišejo?
4. Kdo nadaljuje postopek?
5. Kaj mora ekipa po objavi upravljati sama?

Nejasno: »Potrebujemo kontaktni obrazec in CRM-integracijo.«

Bolj uporabno: »Obrazec naj zbira ime, službeni e-naslov, vrsto projekta in opis. Po oddaji naj odgovorna oseba prejme obvestilo, podatki pa naj se zapišejo v naš obstoječi CRM. Dostop do dokumentacije sistema lahko zagotovimo.«

Pri integracijah navedite ime orodja, razpoložljive dostope in vse znane omejitve. Če še ne veste, kateri sistem boste uporabljali, to označite kot odprto odločitev, ne kot potrjeno zahtevo.

Zahteve razdelite v tri skupine

Vsako večjo željo označite kot:

Nujno ob objavi

Brez tega stran ne more opravljati glavne naloge. Sem sodijo ključne vsebine, bistveni obrazci, zahtevani jeziki in funkcionalnosti, povezane z glavnim uporabniškim tokom.

Koristno pozneje

Element ima vrednost, vendar prva različica brez njega ostane zaokrožena. To so lahko dodatni jeziki, napredni filtri, sekundarne integracije ali obsežnejše animacije.

Še ni odločeno

Zamisel obstaja, vendar še nima jasnih pravil, lastnika ali potrjene potrebe. Takšna postavka ne sme biti skrita med obveznimi zahtevami.

Ta razdelitev prepreči, da bi bila ponudba pripravljena za nedoločen seznam prihodnjih možnosti. Pomaga tudi pri odločitvah, če je treba projekt razdeliti na faze.

Zapišite praktične omejitve

Brief naj vključuje še:

• rok in razlog zanj;
• osebo, ki sprejema končne odločitve;
• obstoječo domeno in gostovanje;
• sisteme, s katerimi se mora stran povezati;
• zahteve glede samostojnega urejanja;
• vsebino, ki jo je treba prenesti;
• znane omejitve znamke ali tehnologije;
• način zbiranja povratnih informacij.

Rok »čim prej« ni uporaben. Če je datum vezan na dogodek, kampanjo ali vstop na trg, to jasno napišite. Če rok ni fiksen, je tudi to pomembna informacija.

Dodajte predpostavke ponudbe

Fiksna ponudba temelji na predpostavkah. Te naj bodo vidne, ne skrite.

Primer:

• ponudba predvideva eno slovensko in eno angleško različico;
• naročnik zagotovi potrjena besedila in fotografije;
• vključena je ena vrsta kontaktnega obrazca;
• ni uporabniških računov ali plačil;
• migracija zajema samo navedene vsebine;
• dodatne integracije se ocenijo ločeno.

Predpostavka ni omejevanje sodelovanja. Je skupna referenčna točka. Če se pozneje spremeni, lahko obe strani prepoznata, ali gre za popravek znotraj obsega ali novo zahtevo.

Več o dejavnikih obsega pojasnjuje članek Kaj v resnici določa ceno spletne strani po meri?.

Brief je lahko kratek, če je konkreten

Uporaben brief je lahko dolg dve strani. Pomembneje od dolžine je, da loči dejstva, zahteve, želje in odprta vprašanja.

Pred oddajo preverite:

• Ali je glavni cilj jasen?
• Ali vemo, kdo so ključni obiskovalci?
• Ali so funkcionalnosti opisane kot poteki?
• Ali ima vsaka vsebina lastnika?
• Ali so jeziki in integracije navedeni?
• Ali so prioritete razdeljene na objavo, pozneje in neodločeno?
• Ali so predpostavke ponudbe zapisane?

Če še ni jasno, ali je težava sploh v spletni strani, najprej preberite Kdaj prenova spletne strani ne bo rešila poslovnega problema.

Pri izdelavi spletne strani po meri se o obsegu pogovarjate neposredno z osebo, ki vodi oblikovanje in razvoj. Če že imate osnutek briefa, ga lahko pošljete prek kontaktnega obrazca; odgovorim v 24 urah.

← Nazaj na blog